Exact Online für Großhandel: Wann sich der Umstieg lohnt.
Sechs Indikatoren aus echten Projekten — und drei Situationen, in denen wir vom Wechsel abraten.
Großhandelsunternehmen, die ihre Warenwirtschaft modernisieren wollen, stehen oft vor dem gleichen Bild: Eine über Jahre gewachsene Lösung deckt das Tagesgeschäft ab, aber jede neue Anforderung — neue Vertriebskanäle, neue Lager, neue Auswertungen — kostet überproportional viel Aufwand. Lohnt sich dann ein Umstieg auf Exact Online?
Aus unseren Projekten kennen wir sechs Indikatoren, die fast immer für einen Wechsel sprechen — und drei Gegenanzeigen, bei denen wir empfehlen, zuerst andere Schritte zu gehen.
Sechs Indikatoren, die für einen Umstieg sprechen
1. Excel ersetzt zentrale ERP-Funktionen
Bestandsführung, Mindestmengen, Einkaufsplanung oder Verkaufsanalysen laufen über Excel-Listen, die in keinem System konsistent zusammenlaufen. Spätestens dann wird das ERP zur Quelle der Wahrheit — wenn man es lässt.
2. Mehrere Lager, mehrere Standorte
Sobald Bestände an verschiedenen Orten geführt werden, braucht es eine saubere Multi-Warehouse-Logik. Exact Online bildet das standardmäßig ab — viele ältere Systeme nicht.
3. Mehrwährungs- oder Auslandsgeschäft wächst
Fremdwährungen, Intrastat-Meldungen und länderspezifische Steuerlogiken sind in einer Cloud-Lösung wie Exact Online deutlich pflegeleichter als in selbst gebauten Workarounds.
4. Es soll ein Shop oder ein Marktplatz angebunden werden
Wer den Vertrieb über Online-Kanäle ausweiten will, profitiert von einem ERP mit offenen Schnittstellen. Bestellungen, Artikelstammdaten, Bestände und Belege wandern dann automatisiert statt manuell.
5. Buchhaltung und Warenwirtschaft sind heute zwei Welten
Wenn die Buchhaltung in einem separaten System läuft und Werte regelmäßig hin- und hergebucht werden, ist das ein klassischer Treiber für Konsolidierung in einem Cloud-ERP — gerade mit Schnittstellen zu DATEV und Banken.
6. Es gibt eine wachstumsbedingte Skalierungsgrenze
Wenn das aktuelle System mit weiteren Nutzern, Mandanten oder Lagern nicht mehr mitwächst, ist der Wechsel zwingend — die Frage ist nur, wann.
Drei Situationen, in denen ein Umstieg verfrüht ist
1. Die Prozesse sind unklar — und wären auch ohne ERP unklar
Wenn niemand sagen kann, wie eine Bestellung heute genau läuft, hilft kein neues ERP. In diesem Fall arbeiten wir zuerst an Prozessen und Verantwortlichkeiten.
2. Das aktuelle System ist „nur" alt — aber stabil und vollständig
Alter allein ist kein Grund für einen Wechsel. Solange das System die Anforderungen abbildet und stabil läuft, kann eine Modernisierung in Etappen sinnvoller sein als eine Komplettablösung.
3. Es fehlt interne Verantwortlichkeit für das Projekt
Ein ERP-Projekt ohne klare interne Eigentümerschaft scheitert auch mit dem besten System. Wir empfehlen, das vor dem Projektstart zu klären — nicht währenddessen.
Was wir konkret prüfen, bevor wir empfehlen
- Welche Produkt- und Sortimentslogik liegt heute vor?
- Wie viele Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen pro Monat entstehen?
- Welche Vertriebs- und Einkaufskanäle sind angeschlossen oder geplant?
- Wie sieht die Buchhaltungs-Schnittstelle (DATEV, Bank, OP-Listen) aus?
- Welche Reports werden tatsächlich gebraucht — und welche behauptet jemand zu brauchen?
Fazit
Ein Umstieg auf Exact Online lohnt sich, wenn die heutige Lösung die nächsten Wachstumsschritte erkennbar nicht mehr trägt — und wenn die Organisation bereit ist, Verantwortung für ihre Daten und Prozesse zu übernehmen. Beides lässt sich in einer kompakten Bestandsaufnahme klären, bevor ein Programm beginnt.