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Cloud ERP und Exact Online für den B2B-Mittelstand

PRODVIS helps mid-sized SMEs implement Exact Online Premium safely, reduce workload and make ERP data usable for sensible AI entry points.

Wann Cloud ERP im Mittelstand zum Thema wird

Cloud ERP wird selten eingeführt, weil ein Unternehmen einfach „neue Software“ möchte. Meist steht vorher ein operativer Druck: Bestellungen werden schneller, Lieferketten komplexer, Fachkräfte knapper und Auswertungen zu spät verfügbar. Gerade im B2B-Mittelstand entstehen dadurch Reibungsverluste zwischen Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung und Geschäftsleitung.

Exact Online Premium ist für Unternehmen interessant, die operative Abläufe nicht mehr in Insellösungen, Excel-Listen und manuellen Übergaben steuern wollen. Entscheidend ist aber nicht nur das System. Entscheidend ist, ob Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten vor der Einführung ausreichend geklärt sind.

Wann Exact Online passt

Exact Online passt besonders dann, wenn ein mittelgroßes KMU operativ wächst, aber das Backoffice nicht im gleichen Maß mitwachsen soll. Typisch sind mehr Aufträge, mehr Artikel, mehrere Lager, mehrere Mandanten oder steigender Druck auf schnelle Zahlen.

Eine kompakte Funktionsübersicht zu Exact Online Premium finden Sie weiter unten auf dieser Seite. Auf prodvis.de geht es darum, ob und wie die Einführung zu Ihrem Betrieb passt.

  • Aufträge, Lager und Buchhaltung sollen in einem System zusammenlaufen.
  • Excel-Listen bremsen Einkauf, Vertrieb, Produktion oder Controlling.
  • Die Geschäftsleitung braucht aktuelle Zahlen statt nachträglicher Auswertungen.
  • Datenmigration und Go-Live sollen sauber vorbereitet werden.
  • KI soll mit klaren Daten starten, nicht mit Experimenten neben dem Tagesgeschäft.

Für welche Unternehmen PRODVIS besonders gut passt

PRODVIS arbeitet besonders wirksam mit mittelständischen B2B-Unternehmen, die Waren, Aufträge, Bestände, Liefertermine, Kalkulationen und Finanzdaten enger miteinander verbinden wollen. Dazu gehören Großhandel, Produktion, technische Händler, projektorientierte Lieferanten und Unternehmen mit wachsendem Transaktionsvolumen.

  • Mehrere Lager, Standorte oder Mandanten müssen sauber gesteuert werden.
  • Kunden erwarten kurze Reaktionszeiten, aber interne Prozesse sind noch zu manuell.
  • Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten sind nicht zuverlässig genug für Automatisierung.
  • Finanzdaten, operative Daten und Management-Reports passen nicht schnell genug zusammen.
  • Die Organisation möchte KI-Agenten nutzen, braucht dafür aber eine belastbare ERP-Datenbasis.
Exact Online Premium · Funktionsübersicht

Exact Online Premium für Branchenprozesse in Handel und Produktion

Die Sektion startet jetzt mit der freigegebenen responsiven Exact-S1 Grafik und einer strukturierten Einordnung typischer Funktionsanforderungen in Handel und Produktion. Die folgenden Module bleiben als Orientierung für den PRODVIS Prozess-Check erhalten.

Präsentation als PDF herunterladen

Online Premium

Exact Online Premium Funktionsübersicht für Handel und Produktion

Die komplette Online-Unternehmenssoftware für effizientes Finanzmanagement, Handel und Fertigungssteuerung.

100% in der CloudJederzeit und überall sicher arbeiten. Echtzeit-EinblickeAktuelle Daten für bessere Entscheidungen. Sicher & zuverlässigHohe Standards für Verfügbarkeit. SkalierbarWächst mit Ihrem Unternehmen.
Finanzbuchhaltung
  • Allgemeine Buchhaltung
  • Debitoren- & Kreditorenverwaltung
  • Banken & Kassen
  • Zahlungsabgleich
  • Anlagenverwaltung
  • Mehrwährungs- & Mehrmandantenfähigkeit
Fakturierung
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Rechnungen
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Gutschriften
  • E-Invoicing & Peppol ready
CRM
  • Adressenverwaltung
  • Kontaktmanagement
  • Vertriebschancen / Leads
  • Aktivitäten & Notizen
  • 360°-Sicht auf Kunden
Einkauf
  • Bestellanfragen & Bestellungen
  • Wareneingang
  • Lieferantenverwaltung
  • Eingangsrechnungen
  • Genehmigungsprozesse
Verkauf
  • Kundenaufträge
  • Lieferungen
  • Retourenverwaltung
  • Preise & Rabatte
  • Vertriebschancen & Angebote
  • E-Commerce-Anbindung
Lagerverwaltung
  • Bestandsübersicht
  • Lagerorte & Chargen
  • Lagerbewegungen
  • Inventur & Bestandsbewertung
  • Seriennummernverwaltung
  • Kommissionierung & Versand
Produktion
  • Stücklisten (BOM)
  • Arbeitspläne & Routings
  • Produktionsaufträge
  • Kapazitätsplanung
  • Fertigungssteuerung
  • Rückmeldung & Nachkalkulation
Berichte und Analysen
  • Standardberichte & Dashboards
  • Finanzielle Analysen
  • KPIs in Echtzeit
  • Individuelle Berichterstellung
  • Datenexport, z. B. Excel und PDF
Exact Online Premium · Branchenabdeckung

Übersicht zu der Abdeckung typischer Funktionsanforderungen mittelständischer Branchen

Exact Online Premium für Handel & Produktion ist eine Cloud-ERP-Lösung für gehobene Mittelstandsanforderungen und komplexe branchenspezifische Prozessketten. PRODVIS bewertet dabei nicht nur Funktionen, sondern auch Datenqualität, Verantwortlichkeiten, Integrationen und den realistischen Einführungsaufwand.

Handel / Wholesale Distribution

Großhandel, E-Commerce, Import/Export und Multi-Channel-Distribution

Lebensmittel-, Chemie- & Pharmahandel
  • Chargen- & Seriennummernverwaltung
  • Qualitäts- & Compliance-Tracking
Technischer Großhandel & Elektronik
  • Varianten- & Set-Abwicklung
  • Seriennummerntracking
Importeur- & Global-Trade-Branchen
  • Landed Costs / Bezugsnebenkosten
  • Multi-Währungs- & Intercompany-Abwicklung
E-Commerce & Omnichannel-Handel
  • Automatisierte Warehouse-Steuerung / WMS
  • Automatisierte Auftragsfreigabe
Produktion / Manufacturing

Diskrete Fertiger, Make-to-Order, Make-to-Stock und Variantenfertiger

Maschinen- & Anlagenbau
  • Mehrstufige Stücklisten / BOM
  • Arbeitsplan- & Arbeitsauftragsverwaltung
Metall- & Kunststoffverarbeitung
  • Fremdfertigung / Outsourcing
  • Verschnitt- & Abfallrechnung / Scrap & Waste
Elektrotechnik & Komponentenfertigung
  • MRP II
  • Available-to-Promise / ATP
Lohnfertigung / Make-to-Order
  • Vorkalkulation & flexible Vorkalkulationsschemata
  • BDE / MDE
Essentials Plus Professional Premium

Steigender Funktionsumfang, höhere Datenkapazität und mehr Anpassbarkeit bis zur Premium-Stufe.

25.000Buchungszeilen pro Mandant & Monat
30.000API-Calls pro Tag
20 GBCloud-Speicher inklusive

Zielgruppe

  • Stark wachsende Unternehmen
  • Gehobener Mittelstand
  • Hohes Belegaufkommen und komplexe Prozesse
  • Bedarf an flexibler Prozessanpassung

Kernerweiterungen gegenüber Standard-Editionen

  • Erweiterte Datenkapazitäten
  • Anpassungen ohne Programmieraufwand
  • Tiefgreifende Business Intelligence mit Power BI
Plattform

Fünf exklusive Premium-Plattformfunktionen

01

Business Intelligence

Microsoft Power BI mit vorkonfigurierten, anpassbaren Dashboards für Echtzeit-Datenanalysen.

02

Prozessautomatisierung

Smart Flows & Rules: ereignisbasierte Trigger, automatische Workflows und Freigabeprozesse ohne Programmieraufwand.

03

Flexibilität & Datenmodell

Freie Felder, eigene Stammdatenfelder, Filter und Menüpfade direkt in der Oberfläche.

04

Multi-Company (HQ)

Zentrale Verwaltung mehrerer Mandanten, Intercompany-Prozesse und Konsolidierung.

05

Kollaboration

MS-Teams-Integration mit kontextbezogener Einbindung von ERP-Daten wie Angeboten und Aufträgen.

Architektur

Systemarchitektur von Exact Online Premium

  1. Kunden- & User-InterfaceWeb Application · Mobile App iOS/Android · MS Teams Collaboration
  2. Business Intelligence & AnalyticsPower BI DirectQuery · Echtzeit-Dashboards · Branchen-KPI-Cockpits
  3. Automatisierung & AnpassbarkeitSmart Flows & Rules · freie Felder, Filter & Menüstrukturen
  4. Branchenspezifische KernmoduleHandel Premium und Produktion Premium
  5. HQ & Multi-CompanyZentrale Mandantenverwaltung · Intercompany-Logistik · Konsolidierung
  6. Integration & SkalierbarkeitREST API bis 30.000 Calls/Tag · Webhooks · E-Commerce-Connectoren
Branchenmodule

Zwei Premium-Editionen für Warenfluss und Fertigung

Handel Premium
  • Multi-Lagerverwaltung, Chargen & Seriennummern
  • B2B-/B2C-Preismatrizen und Dropshipping
  • Webshop-Sync mit Shopify, WooCommerce und Shopware
  • B2B-Kundenportal und Retourenmanagement
Produktion Premium Enthält Handel Premium
  • Materialbedarfsplanung (MRP/MRP II)
  • Mehrstufige Stücklisten und Arbeitspläne
  • Echtzeit-Nachkalkulation und Ausschussanalyse
  • Kapazitäts- und Maschinenzeitplanung
Handel Premium im Detail

Lager, Auftragsabwicklung und Omnichannel

Lager & Logistik

Multi-Lager, Zonen, Serien- und Chargentracking, MHD, Inventur, Bestandswertkorrektur, Kommissionierung und Laufwege.

Auftragsabwicklung

Erweiterte Preismatrizen, automatisierter Bestelleinkauf, Intercompany-Logistik, Dropshipping, Dynamic Pricing und Rabattgruppen.

Omnichannel & E-Commerce

Shopify, WooCommerce, Shopware, Marktplätze, B2B-Kundenportal, automatischer Bestands-/Auftragsabgleich und RMA.

Produktion Premium im Detail

Planung, Fertigung und Kostenkontrolle

Planung & Steuerung

MRP/MRP II, Kapazitäts- und Maschinenzeitplanung, mehrstufige Stücklisten, Arbeitspläne, Material- und Arbeitszeiten.

Fertigung

Digitale Arbeitsaufträge, Shop Floor, BDE, Ist-Zeiten, Materialverbrauch, Abfall, Ausschuss und Qualitätssicherung.

Kostenkontrolle

Echtzeit-Nachkalkulation, Soll-/Ist-Vergleich, Kapazitätsauslastung und Materialverfügbarkeit.

Skalierbarkeit

Leistungsgrenzen und Volumenpakete

25.000Hauptbuch-Buchungszeilen pro Mandant & Monat
30.000API-Aufrufe pro Tag
20 GBCloud-Speicher für Dokumente & Daten inklusive
+ 25.000zusätzliche Buchungszeilen als Volumenpaket
+ 20 GBzusätzlicher Cloud-Speicher als Volumenpaket
Investition

Preisvergleich: Professional und Premium

Richtwerte; Preise variieren je nach gewähltem Branchenmodul.

KategorieExact Online ProfessionalExact Online Premium
Einstiegspreis Finanzenab ca. 159 € / Monatab ca. 299 € / Monat
Einstiegspreis Projekteab ca. 429 € / Monatab ca. 539 € / Monat
Einstiegspreis Handel / Produktionab ca. 430–450 € / Monatab ca. 550–600 € / Monat
Zusätzliche Benutzerca. 30–49 € / Nutzerca. 49 € / Nutzer, inkl. erweiterte Rollen
Zusätzliche Mandantenca. 26 € / Mandantca. 38 € / Mandant
Business Intelligence

Native Power-BI-Integration als Premium-Alleinstellung

Während Standard- und Professional-Setups häufig mit manuellem Export oder Drittanbieter-ETL arbeiten, nutzt Premium eine native DirectQuery-Live-Verbindung. Daten werden beim Berichtsaufruf in Echtzeit gelesen und die regulären API-Tageslimits werden dabei nicht belastet.

Finanzen & LiquiditätGuV, Cashflow-Prognosen, Debitoren-Altersstruktur, Working Capital
Handel & VertriebUmsatz nach Produktgruppe/Region, Marge, Lagerumschlag, ABC-Analysen
ProduktionKapazitätsauslastung, Soll-/Ist-Fertigungskosten, Ausschussquoten

Einbettung: Power-BI-Berichte können per iFrame/Widget direkt im Exact-Online-Dashboard angezeigt werden, damit Mitarbeitende KPIs in ihrer täglichen Arbeitsumgebung sehen.

Integration

Webhooks und API-Budget richtig planen

Polling

Ein System fragt alle 5 Minuten, ob neue Rechnungen vorhanden sind. Das erzeugt 288 Calls pro Tag und viele Antworten ohne neuen Vorgang.

Webhook

Exact Online sendet nur bei tatsächlichem Ereignis eine Benachrichtigung, zum Beispiel wenn eine Rechnung erstellt wurde.

–80 % bis –95 %

Durchschnittliche Reduzierung des API-Verbrauchs; das erleichtert die Einhaltung der Tageslimits.

Praxisbeispiel: 500 Bestellungen pro Tag

Bei rund 8–12 API-Calls pro Bestellung entstehen etwa 5.000 API-Calls pro Tag. Professional kann damit am App-Einzellimit ausgeschöpft sein; Premium bietet mit 30.000 Calls Tagesbudget deutlich mehr Spielraum für parallele Systeme.

  • Kundenanlage
  • Auftragserstellung
  • Bestandsabgleich
  • Status-Update
  • Rechnungsübertragung
  • Lagerumbuchung

Warum Exact Online Premium nicht isoliert betrachtet werden sollte

Ein Cloud-ERP-System ist kein einzelnes Werkzeug. Es ist die operative Datenbasis des Unternehmens. Wenn Exact Online Premium sauber eingeführt wird, entsteht ein Zusammenhang zwischen Kundenauftrag, Einkauf, Lager, Produktion, Lieferung, Rechnung, Zahlung und Auswertung. Dieser Zusammenhang ist die Grundlage für bessere Steuerung und später auch für agentische KI.

Deshalb beginnt PRODVIS nicht mit Masken und Funktionen, sondern mit dem Prozessbild: Welche Schritte erzeugen Wert? Wo entstehen Verzögerungen? Welche Daten werden mehrfach gepflegt? Welche Ausnahmen müssen sichtbar werden? Erst danach wird entschieden, was im Standard bleibt, was konfiguriert wird und wo Schnittstellen oder Erweiterungen sinnvoll sind.

Unser Vorgehen: Erst klären, dann einführen

Ein gutes ERP-Projekt spart nicht dadurch Geld, dass man möglichst schnell startet. Es spart Geld, wenn früh sichtbar wird, was wirklich gebraucht wird und was später warten kann. PRODVIS arbeitet deshalb mit einer klaren Reihenfolge.

  1. Ausgangslage verstehen: Prozesse, Daten, Systeme, Engpässe und Ziele werden aufgenommen.
  2. Scope begrenzen: Go-Live-kritische Anforderungen werden von Phase-2-Wünschen getrennt.
  3. Proof of Concept durchführen: Ein einfacher, realer Ablauf beweist, ob Exact Online, Datenmigration und Verantwortlichkeiten tragen.
  4. Einführung umsetzen: Mandant, Stammdaten, Prozesse, Migration, Schnittstellen, Tests und Schulung werden geordnet aufgebaut.
  5. Go-Live begleiten: Hypercare, Soforthilfe und Change-Kommunikation sichern den produktiven Start.

Wo KI-Agenten ins Spiel kommen

Agentische KI braucht keine weiteren Datensilos. Sie braucht eine verlässliche Datenbasis und klare Prozesse. Erst dann können KI-Agenten Muster erkennen, Engpässe melden, Routinen automatisieren und Entscheidungen vorbereiten. Exact Online liefert dafür die operative Basis. PRODVIS hilft, diese Basis so aufzubauen, dass sie nicht nur verwaltet, sondern steuerbar wird.

Das Ziel ist nicht „KI um der KI willen“. Das Ziel ist weniger manuelle Arbeit, bessere Transparenz, schnellere Reaktion und mehr Sicherheit für Geschäftsleitungen, wenn Entscheidungen auf Basis aktueller Daten getroffen werden müssen.

Häufige Fragen

Ist Exact Online Premium eher für Großhandel oder Produktion geeignet?

Exact Online Premium passt, wenn operative Abläufe und Finanzdaten eng zusammengehören. Ob Großhandel oder Produktion: Entscheidend sind Artikelstruktur, Lagerlogik, Fertigungstiefe, Schnittstellen und Reporting.

Warum legt PRODVIS so viel Wert auf den Proof of Concept?

Weil ein Proof of Concept Geld spart. Ein kleiner Ablauf mit echten Daten zeigt früh, ob Datenmigration, Scope und Verantwortlichkeiten tragen. Das ist günstiger als ein breiter Rollout mit späten Überraschungen.

Was ist der erste sinnvolle Schritt?

Der erste Schritt ist kein Softwarekauf, sondern ein Prozess-Check. In 60 Minuten klären wir Engpass, Aufwand, Datenlage und den sinnvollsten nächsten Schritt.

When cloud ERP becomes a real mid-market topic

Cloud ERP is rarely introduced because a company simply wants “new software”. Usually there is operational pressure first: orders move faster, supply chains become more complex, skilled staff are harder to find and reports arrive too late. In B2B mid-market companies this creates friction between sales, purchasing, warehouse, production, finance and leadership.

Exact Online Premium becomes relevant when companies no longer want to steer operations through isolated tools, spreadsheets and manual handovers. But the system alone is not enough. The decisive question is whether processes, data and ownership are clear before implementation starts.

When Exact Online fits

Exact Online is a strong fit when a mid-sized SME grows operationally but the back office should not grow at the same pace. Typical triggers are more orders, more products, several warehouses, several entities or growing pressure for current figures.

A compact functional overview of Exact Online Premium is available further down this page. On prodvis.de, the focus is whether and how the implementation fits your business.

  • Orders, warehouse and finance should run in one system.
  • Spreadsheets slow down purchasing, sales, production or controlling.
  • Leadership needs current figures instead of reports after the fact.
  • Data migration and go-live must be prepared cleanly.
  • AI should start with clear data, not with experiments next to daily business.

Which companies PRODVIS fits best

PRODVIS is especially effective for B2B mid-market companies that need to connect goods, orders, stock, delivery dates, costing and finance more tightly. This includes wholesale distribution, manufacturing, technical distributors, project-based suppliers and companies with growing transaction volumes.

  • Several warehouses, sites or entities need to be managed cleanly.
  • Customers expect fast responses, while internal processes remain too manual.
  • Product, customer and supplier data is not reliable enough for automation.
  • Financial data, operational data and management reporting do not align quickly enough.
  • The organisation wants to use AI agents but first needs a reliable ERP data foundation.
Exact Online Premium · Functional overview

Exact Online Premium for industry processes in wholesale and manufacturing

The section now starts with the approved responsive Exact-S1 visual and a structured classification of typical functional requirements in wholesale distribution and manufacturing. The following modules remain available for orientation during a PRODVIS process check.

Download presentation as PDF

Online Premium

Exact Online Premium functional overview for wholesale and manufacturing

The complete online business software for efficient financial management, wholesale and production control.

100% in the cloudWork securely anytime, anywhere. Real-time insightsCurrent data for better decisions. Secure & reliableHigh standards for availability. ScalableGrows with your company.
Financial accounting
  • General ledger
  • Accounts receivable & payable
  • Banks & cash accounts
  • Payment reconciliation
  • Fixed assets
  • Multi-currency & multi-entity capability
Invoicing
  • Quotations
  • Order confirmations
  • Invoices
  • Recurring invoices
  • Credit notes
  • E-invoicing & Peppol ready
CRM
  • Account management
  • Contact management
  • Sales opportunities / leads
  • Activities & notes
  • 360° customer view
Purchasing
  • Purchase requests & orders
  • Goods receipt
  • Supplier management
  • Purchase invoices
  • Approval processes
Sales
  • Sales orders
  • Deliveries
  • Returns management
  • Prices & discounts
  • Sales opportunities & quotes
  • E-commerce integration
Inventory management
  • Stock overview
  • Warehouses & batches
  • Inventory movements
  • Stocktaking & valuation
  • Serial number management
  • Picking & shipping
Manufacturing
  • Bills of material (BOM)
  • Routings
  • Production orders
  • Capacity planning
  • Shop-floor control
  • Feedback & post-calculation
Reports and analytics
  • Standard reports & dashboards
  • Financial analytics
  • Real-time KPIs
  • Custom reporting
  • Data export, e.g. Excel and PDF
Exact Online Premium · Industry coverage

Overview of coverage for typical functional requirements in mid-sized industries

Exact Online Premium for wholesale distribution & manufacturing is a cloud ERP solution for upper mid-market requirements and complex industry-specific process chains. PRODVIS evaluates not only functions, but also data quality, ownership, integrations and realistic implementation effort.

Wholesale distribution

Wholesale, e-commerce, import/export and multi-channel distribution

Food, chemicals & pharmaceutical distribution
  • Batch & serial number management
  • Quality & compliance tracking
Technical wholesale & electronics
  • Variant & kit handling
  • Serial number tracking
Importer & global-trade industries
  • Landed costs / ancillary procurement costs
  • Multi-currency & intercompany processing
E-commerce & omnichannel trade
  • Automated warehouse control / WMS
  • Automated order release
Manufacturing

Discrete manufacturers, make-to-order, make-to-stock and variant manufacturers

Machinery & plant engineering
  • Multi-level bills of materials / BOM
  • Routing & work order management
Metal & plastics processing
  • Subcontracting / outsourcing
  • Scrap & waste calculation
Electrical engineering & component manufacturing
  • MRP II
  • Available-to-Promise / ATP
Contract manufacturing / Make-to-Order
  • Preliminary costing & flexible costing schemas
  • Shop-floor and machine data capture
Essentials Plus Professional Premium

Increasing functional scope, higher data capacity and greater adaptability up to the Premium edition.

25,000booking lines per entity & month
30,000API calls per day
20 GBcloud storage included

Target audience

  • Strongly growing companies
  • Upper mid-market organisations
  • High document volume and complex processes
  • Need for flexible process adaptation

Core extensions beyond standard editions

  • Extended data capacities
  • Adaptability without programming effort
  • Deep business intelligence with Power BI
Platform

Five exclusive Premium platform functions

01

Business Intelligence

Microsoft Power BI with preconfigured, adaptable dashboards for real-time data analysis.

02

Process automation

Smart Flows & Rules: event-based triggers, automated workflows and approval processes without programming effort.

03

Flexibility & data model

Custom fields, master-data fields, filters and menu paths directly in the interface.

04

Multi-company (HQ)

Central administration of multiple entities, intercompany processes and consolidation.

05

Collaboration

MS Teams integration with contextual embedding of ERP data such as quotes and orders.

Architecture

System architecture of Exact Online Premium

  1. Customer & user interfaceWeb application · mobile app iOS/Android · MS Teams collaboration
  2. Business Intelligence & AnalyticsPower BI DirectQuery · real-time dashboards · industry KPI cockpits
  3. Automation & adaptabilitySmart Flows & Rules · custom fields, filters & menu structures
  4. Industry-specific core modulesWholesale Premium and Manufacturing Premium
  5. HQ & multi-companyCentral entity administration · intercompany logistics · consolidation
  6. Integration & scalabilityREST API up to 30,000 calls/day · webhooks · e-commerce connectors
Industry modules

Two Premium editions for goods flow and manufacturing

Wholesale Premium
  • Multi-warehouse management, batches and serial numbers
  • B2B/B2C price matrices and dropshipping
  • Webshop sync with Shopify, WooCommerce and Shopware
  • B2B customer portal and returns management
Manufacturing PremiumIncludes Wholesale Premium
  • Material requirements planning (MRP/MRP II)
  • Multi-level bills of materials and routings
  • Real-time post-calculation and scrap analysis
  • Capacity and machine-time planning
Wholesale Premium in detail

Warehouse, order handling and omnichannel

Warehouse & logistics

Multi-warehouse, zones, serial and batch tracking, best-before dates, inventory, stock value correction, picking and walking routes.

Order handling

Advanced price matrices, automated purchase ordering, intercompany logistics, dropshipping, dynamic pricing and discount groups.

Omnichannel & e-commerce

Shopify, WooCommerce, Shopware, marketplaces, B2B portal, automated stock/order synchronisation and RMA.

Manufacturing Premium in detail

Planning, production and cost control

Planning & control

MRP/MRP II, capacity and machine-time planning, multi-level BOMs, routings, material and labour times.

Production

Digital work orders, shop floor, production data capture, actual times, material consumption, waste, scrap and quality assurance.

Cost control

Real-time post-calculation, target/actual comparison, capacity utilisation and material availability.

Scalability

Technical thresholds and volume packages

25,000general-ledger booking lines per entity & month
30,000API calls per day
20 GBincluded cloud storage for documents & data
+ 25,000additional booking lines as volume package
+ 20 GBadditional cloud storage as volume package
Investment

Price comparison: Professional and Premium

Indicative values; prices vary by selected industry module.

CategoryExact Online ProfessionalExact Online Premium
Finance entry pricefrom approx. €159 / monthfrom approx. €299 / month
Project entry pricefrom approx. €429 / monthfrom approx. €539 / month
Wholesale / manufacturing entry pricefrom approx. €430–450 / monthfrom approx. €550–600 / month
Additional usersapprox. €30–49 / userapprox. €49 / user, incl. extended roles
Additional entitiesapprox. €26 / entityapprox. €38 / entity
Business Intelligence

Native Power BI integration as a Premium differentiator

Where Standard and Professional setups often rely on manual export or third-party ETL, Premium uses a native DirectQuery live connection. Data is read in real time when a report opens and the regular API daily limits are not consumed.

Finance & liquidityP&L, cash-flow forecasts, debtor ageing, working capital
Wholesale & salesRevenue by product group/region, margin, stock turnover, ABC analyses
ManufacturingCapacity utilisation, target/actual manufacturing costs, scrap rates

Embedding: Power BI reports can be shown directly in the Exact Online dashboard via iframe/widget, so teams see KPIs in their daily working environment.

Integration

Plan webhooks and API budget deliberately

Polling

A system asks every five minutes whether new invoices exist. That creates 288 calls per day and many responses without a new event.

Webhook

Exact Online sends a notification only when a real event occurs, for example when an invoice has been created.

–80% to –95%

Average API-consumption reduction; this makes daily limits easier to stay within.

Example: 500 orders per day

At about 8–12 API calls per order, roughly 5,000 API calls per day are generated. Professional can be exhausted at the single-app limit; Premium provides much more room for parallel systems with a 30,000-call daily budget.

  • Customer creation
  • Order creation
  • Stock reconciliation
  • Status update
  • Invoice transfer
  • Warehouse transfer

Why Exact Online Premium should not be viewed in isolation

A cloud ERP system is not a standalone tool. It is the operational data foundation of the company. When Exact Online Premium is implemented well, it connects customer orders, purchasing, warehouse, production, delivery, invoicing, payment and reporting. That connection is the basis for better control and later for agentic AI.

That is why PRODVIS does not start with screens and features. We start with the process picture: which steps create value, where delays occur, which data is maintained multiple times and which exceptions must become visible. Only then do we decide what stays in standard, what is configured and where integrations or extensions make sense.

Our approach: clarify first, then implement

A good ERP project does not save money by starting as fast as possible. It saves money when it becomes clear early what is truly needed and what can wait. PRODVIS therefore works in a clear sequence.

  1. Understand the starting point: processes, data, systems, bottlenecks and objectives are captured.
  2. Limit the scope: go-live-critical requirements are separated from phase-two wishes.
  3. Run a proof of concept: one simple, real workflow proves whether Exact Online, data migration and ownership will work.
  4. Implement: environment, master data, processes, migration, integrations, tests and training are built in order.
  5. Support go-live: hypercare, immediate support and change communication secure productive operations.

Where AI agents come in

Agentic AI does not need more data silos. It needs a reliable data foundation and clear processes. Only then can AI agents recognise patterns, flag bottlenecks, automate routines and prepare decisions. Exact Online provides the operational foundation. PRODVIS helps build that foundation so ERP is not only managed, but controllable.

The goal is not “AI for AI’s sake”. The goal is less manual work, better transparency, faster response and more confidence for leadership teams when decisions have to be made on current data.

Frequently asked questions

Is Exact Online Premium better suited to wholesale or manufacturing?

Exact Online Premium fits when operational workflows and financial data belong together. Whether wholesale or manufacturing, the decisive factors are product structure, warehouse logic, production depth, interfaces and reporting.

Why does PRODVIS put so much emphasis on the proof of concept?

Because a proof of concept saves money. A small workflow with real data shows early whether data migration, scope and ownership will work. That is cheaper than a broad rollout with late surprises.

What is the first sensible step?

The first step is not a software purchase, but a process check. In 60 minutes we clarify the bottleneck, workload, data situation and the most sensible next step.

Nächster Schritt

Prüfen wir, ob Exact Online Premium zu Ihrer Ausgangslage passt.

In einem ersten Prozess-Check klären wir Engpässe, Datenbasis, Prioritäten und den sinnvollen Einstieg in Cloud ERP und KI-Agenten.