„Weniger Feuerlöschen. Mehr Steuerung mit Zahlen.“ Dieser Satz bleibt hängen. Er bringt den PRODVIS-Fokus auf den Punkt: Cloud ERP, KI-Strategie sowie mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen – mit weniger manueller Arbeit, besseren Zahlen und klareren Entscheidungen. “Less firefighting. More steering with numbers.” This sentence sticks. It captures the PRODVIS focus: cloud ERP, AI strategy and mid-sized manufacturing and trading companies – with less manual work, better numbers and clearer decisions.
External LinkedIn feedback from Detlef SzillatWe organize your processes and make your ERP future-proof with AI agents
- Isolated systems and Excel are no longer enough – figures arrive too late.
- Our decision for Cloud ERP or AI agents has been made – implementation is missing.
- Growth is stretching our workflows – we need scalable, AI-ready processes.
- We lack the data basis for strategic business decisions.
Homepage Einstieg
Zurück zur Übersicht
PRODVIS in 90 Sekunden
So werden Prozesse, ERP und KI-Agenten gemeinsam steuerbar.
Ein kompakter Einstieg für Geschäftsleitungen: Wo gewachsene Abläufe bremsen, wie PRODVIS Ordnung schafft und wann Automatisierung mit KI-Agenten wirklich sinnvoll wird.
PoC als Kostenbremse
Ein begrenzter Testlauf zeigt früh, ob ERP-Logik, Daten, Schnittstellen und Akzeptanz tragen. Das schützt vor teuren Fehlentscheidungen.
Erklärmodul
Prozessklarheit → ERP → KI-Agenten
Ergebnisse statt Leistungen
Was Sie am Ende konkret haben.
PRODVIS verkauft keine abstrakte Digitalisierung. Wir helfen, operative Konsequenzen zu verändern: schnellere Zahlen, weniger Handarbeit, klarere Verantwortlichkeiten und eine belastbare Grundlage für KI-Agenten.
Optional orientation
What brings you to PRODVIS?
If you like, choose the situation that best describes your current challenge.
We need better numbers and cleaner processes
Our workflows are too manual, figures arrive too late, and decisions require too much coordination.
Go to the Process CheckPRODVIS software selection
8 steps to the right ERP system for your mid-sized company.
Eight steps to the right ERP systemWe are interested in Exact Online Premium for wholesale or manufacturing
We want to introduce a lean cloud ERP or replace our current setup with a cleaner ERP foundation.
If you want to learn more about Exact Online PremiumWe want to use AI agents in a practical way
We want to understand where small AI agents can really help in daily operations without starting a large AI program.
Go to AI Agents and Skill AppsWe face growth, complexity, or a system change
Our current processes no longer scale. We need scalable workflows, better data, and a realistic implementation path.
Go to ERP and AI ReadinessWe would like to speak with PRODVIS first
We want to discuss our situation personally and clarify which next step makes sense.
Get in touch
ERP software selection
Eight steps to the right ERP system
A compact German-language guide for mid-sized companies that want to prepare their ERP selection in a structured way – from target picture to decision basis.
01 · Herausforderungen im Mittelstand
Zurück zur Übersicht
Typische Bremsen
Woran ERP- und KI-Projekte im Mittelstand oft scheitern.
Nicht die Software allein entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Entscheidend ist, ob Prozesse, Daten, Rollen und Akzeptanz vor der Umsetzung ausreichend geklärt sind.
Vor welchen Herausforderungen steht Ihr Unternehmen?
Großhandel und Produktion stehen unter demselben Druck — aber an unterschiedlichen Stellen.
Im B2B-Mittelstand entscheidet nicht nur die Software. Entscheidend ist, ob Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten mit dem Tempo von Kunden, Lieferketten und Regulierung mithalten können.
Für den Großhandel
Margendruck & Tempo
Kunden erwarten B2C-Geschwindigkeit im B2B-Bestellprozess. Manuelle Prozesse im Backoffice sind schlicht zu langsam.
Komplexe Lieferketten
Fehlende Echtzeit-Transparenz führt entweder zu Überbeständen im Lager oder zu Lieferverzug.
Für die Produktion
Kapazitäts- & Ressourcenmangel
Fehlende Fachkräfte blockieren die Linie, während ungenaue ERP-Daten die Produktionsplanung erschweren.
Zunehmende Regulierung
Steigende Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und CSRD-Reporting fressen wertvolle Zeit im Büro.
Unklare Prozesse
Abläufe sind gewachsen, aber nicht beschrieben. Dadurch wird jede ERP-Entscheidung zur Interpretationsfrage.
Daten ohne Verlässlichkeit
Stammdaten, Excel-Listen und Systemdaten passen nicht zusammen. KI kann darauf keine belastbaren Entscheidungen aufbauen.
Tool-Wildwuchs
Viele Einzellösungen lösen Teilprobleme, aber niemand sieht mehr den Gesamtprozess vom Auftrag bis zur Auswertung.
Fehlende Akzeptanz
Wenn Fachbereiche, Key User und IT nicht gemeinsam lernen, bleibt die neue Lösung formal live, aber praktisch untergenutzt.
Lösungen
Konkrete Lösungen für typische Fragestellungen im Mittelstand.
ERP Einführung
Strukturiertes Vorgehen für die erstmalige Einführung eines Cloud-ERP — mit klarer Roadmap und realistischem Zeitplan.
Warenwirtschaft & Handel
Bestellungen, Lager, Logistik und Auswertungen in einem System — für mehr Transparenz in Einkauf, Lager und Vertrieb.
Produktion & Fertigung
Stücklisten, Arbeitsschritte, Rückmeldungen und Materialfluss — als digitale Realität im ERP statt verstreuter Excel-Listen.
Projektgeschäft & Dienstleistung
Projekte, Stunden, Margen und Abrechnung sauber abgebildet — als Grundlage für belastbares Reporting.
Reporting & Transparenz
Aussagekräftige Auswertungen für Geschäftsführung und Fachbereiche — direkt aus dem ERP, ohne Schattenrechnungen.
Proof of Concept
Ein begrenzter, echter Testlauf für einen kritischen Prozess — damit Geschäftsleitung und Fachbereiche belastbar entscheiden können, bevor das große Projekt startet.
PoC genauer verstehen
Ausgangslage
Wenn Prozesse bremsen, wird Wachstum teuer.
Viele Unternehmen wachsen schneller als ihre Systeme. Prozesse liegen in Excel, Wissen steckt in Köpfen, Daten sind über Anwendungen verteilt und Entscheidungen dauern länger als nötig. Die Folge: Teams arbeiten mehr, aber nicht produktiver.
PRODVIS Ansatz
Erst Prozesse klären. Dann ERP, Automatisierung und KI richtig einsetzen.
Wir machen sichtbar, wo Ihr Betrieb Zeit, Transparenz und Steuerbarkeit verliert, und übersetzen diese Erkenntnisse in eine umsetzbare ERP- und Automatisierungs-Roadmap.
PRODVIS Prozess-Check
60 Minuten, kostenfrei, mit kurzer Dokumentation: Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit und Steuerbarkeit?
Im PRODVIS Prozess-Check klären wir Ihre Ausgangslage, den konkreten Auslöser und den wahrscheinlich sinnvollsten nächsten Schritt. Keine Produktdemo. Kein Angebot. Kein Druck.
02 · EXACT ONLINE Functions and Industries
Back to Top
Exact Online Premium · Cloud ERP for wholesale and production
Your ERP must precisely reflect the core of your business
Online Premium
Exact Online Premium functional overview for wholesale and manufacturing
The complete online business software for efficient financial management, wholesale and manufacturing control.
☁100% in the cloudWork securely anytime and anywhere.
▥Real-time insightsCurrent data for better decisions.
✓Secure & reliableHigh standards for availability.
↗ScalableGrows with your business.
Financial accounting
- General ledger
- Accounts receivable & payable
- Banks & cash
- Payment matching
- Fixed assets
- Multi-currency & multi-entity capability
Invoicing
- Quotations
- Order confirmations
- Invoices
- Recurring invoices
- Credit notes
- E-invoicing & Peppol ready
CRM
- Address management
- Contact management
- Sales opportunities / leads
- Activities & notes
- 360° customer view
Purchasing
- Purchase requests & orders
- Goods receipt
- Supplier management
- Purchase invoices
- Approval processes
Sales
- Customer orders
- Deliveries
- Returns management
- Prices & discounts
- Sales opportunities & quotations
- E-commerce integration
Inventory management
- Inventory overview
- Locations & batches
- Inventory movements
- Stocktaking & inventory valuation
- Serial number management
- Picking & shipping
Manufacturing
- Bills of materials (BOM)
- Routings
- Production orders
- Capacity planning
- Production control
- Feedback & post-calculation
Reports and analytics
- Standard reports & dashboards
- Financial analytics
- Real-time KPIs
- Custom report creation
- Data export, e.g. Excel and PDF
Exact Online Premium is a fully cloud-based ERP solution for mid-sized wholesale and manufacturing companies. No isolated tools. No media breaks. All your processes and data in one system (single source of truth).
Productive Vision (PRODVIS) has been a certified consulting and implementation partner of the Dutch Exact B.V. since 2016. PRODVIS combines implementation, process clarity, Power BI and AI agents from one team.
Exact Online Premium · Industry coverage
Overview of coverage for typical functional requirements in mid-sized industries
Exact Online Premium for wholesale distribution & manufacturing is a cloud ERP solution for upper mid-market requirements and complex industry-specific process chains. PRODVIS evaluates not only functions, but also data quality, ownership, integrations and realistic implementation effort.
Wholesale, e-commerce, import/export and multi-channel distribution
Food, chemicals & pharmaceutical distribution
- Batch & serial number management
- Quality & compliance tracking
Technical wholesale & electronics
- Variant & kit handling
- Serial number tracking
Importer & global-trade industries
- Landed costs / ancillary procurement costs
- Multi-currency & intercompany processing
E-commerce & omnichannel trade
- Automated warehouse control / WMS
- Automated order release
Discrete manufacturers, make-to-order, make-to-stock and variant manufacturers
Machinery & plant engineering
- Multi-level bills of materials / BOM
- Routing & work order management
Metal & plastics processing
- Subcontracting / outsourcing
- Scrap & waste calculation
Electrical engineering & component manufacturing
- MRP II
- Available-to-Promise / ATP
Contract manufacturing / Make-to-Order
- Preliminary costing & flexible costing schemas
- Shop-floor and machine data capture
Blue People · Exact Online Premium
A concise overview from our Dutch-German colleagues.
The video shows the purpose and functionality of Exact Online Premium for mid-sized wholesale and manufacturing companies. Productive Vision and Blue People work closely together — for the benefit of our shared customers.
Premium add-on functions for mid-sized companies
More than standard processes — without SAP complexity.
Custom fields & menus
Fields, filters and menu paths are adapted to the way your teams work — without IT tickets and waiting time.
Workflow automation
Approvals, purchase triggers and reminders run automatically according to clear rules.
Multi-company management
Entities, branches and financial figures appear consolidated in one interface.
Teams, API & data volume
Microsoft Teams integration, scalable API, high transaction volume and storage for shops, marketplaces and third-party systems.
Wholesale Premium
For companies with high transaction volumes.
- Purchasing, inventory and warehouse management in one system
- Pack lists, route planning, drop shipments and WMS app
- 360° customer file, batches, serial numbers, currencies and DATEV
In practice: mobile warehouse teams, real-time stock coverage and month-end closing in hours instead of days.
Production Premium
From customer order to post-calculation.
- MRP, multi-level BOMs, routings and versions
- Costing, production control, capacity planning and quality management
- PDM/CAD links, automated planning and stock reconciliation
You see daily whether you will deliver on time, where bottlenecks arise and whether margins remain on plan.
Why PRODVIS?
We implement Exact Online Premium and build AI agents that work with your data. Both from one team — focused on wholesale and production in the DACH mid-market.
- Certified consulting and implementation partner of Exact B.V. since 2016
- Power BI setup with industry-specific templates
- AI agent development based on your Exact data
- Proof of concept by default — no project without evidence first
KI in Exact Online
Was heute schon funktioniert.
Exact baut seit 2017 KI in seine Software ein. Kein Zukunftsversprechen. Konkrete Funktionen, die heute laufen. Als zertifizierter Exact-Partner stellen wir unseren Kunden genau das zur Verfügung.
New: PRODVIS Skill Apps
Small AI agents for operational headaches.
The first Skill App EK-RG reduces manual work for incoming invoices: invoices from email or other sources are posted automatically to the correct accounts by ERP accounting in the background.
Read article →
Sieben KI-Agenten im Überblick
Purchase Agent
Purchase invoices without manual work: invoices from email or other sources are recognised, checked and posted automatically to the correct accounts by ERP accounting in the background. Accuracy: 98 percent.
Bank Agent
Kontoauszüge, die sich selbst verbuchen: Banktransaktionen werden automatisch mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen verknüpft und auf das passende Konto gebucht. Exact überwacht damit monatlich über 100 Millionen Transaktionen.
Debtor Agent
Mahnwesen, das mitdenkt: Der Agent prognostiziert Zahlungseingänge und wählt automatisch das richtige Kommunikationsprofil. Die durchschnittliche Außenstandsdauer (DSO) sinkt um bis zu 20 Prozent.
Financial Agent
Kennzahlen auf Knopfdruck: Eine Frage genügt. Der Agent durchsucht über 40 KPIs, erkennt Zusammenhänge zwischen Kosten, Umsatz und Margen und liefert in Sekunden verwertbare Empfehlungen.
CRM Agent
Vorbereitung für Kundengespräche: Der Agent fasst aktuelle Kundendaten aus Exact zusammen und ergänzt sie durch autorisierte externe Quellen wie Branchenberichte und Bankanalysen.
Excel Agent
Berichte ohne Umweg: Der Agent holt auf Anfrage Daten direkt aus Exact Online und baut daraus ein Excel-Sheet. Filter, Ergänzungen und Kombinationen werden über die Konversation gesteuert.
Customer Support Agent
Rund-um-die-Uhr-Hilfe: Der Support-Agent beantwortet Fragen zur Bedienung direkt im System. Er führt monatlich zehntausende Gespräche und löst 98 Prozent der Probleme sofort.
Was das in der Praxis bedeutet
Routinearbeit läuft automatisch. Ausnahmen werden gemeldet, bevor sie zu Problemen werden. Entscheidungen stützen sich auf aktuelle Daten, nicht auf Bauchgefühl. Der Nutzer arbeitet nicht mehr im System. Er steuert es.
Datenschutz und Vertrauen
Exact betreibt KI-Funktionen im eigenen, gesicherten Umfeld. Gesprächsdaten werden ausschließlich zur internen Qualitätsverbesserung genutzt. Kein Training allgemeiner KI-Modelle mit Kundendaten. Alle Funktionen entsprechen den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsgesetzen.
03 · Agentische KI
Zurück zur Übersicht
Chef-Sache · KI im Handel
Chef-Sache: Künstliche Intelligenz 2026.
Vom Spielzeug zum Jobmotor im Handel. Die Zeit des Herumprobierens ist vorbei. Wer KI heute noch für eine Spielerei der IT-Abteilung hält, gefährdet die Zukunft seines Unternehmens.
Bis 2026 entscheidet die Technik darüber, wer im Handel die Nase vorn hat und wer zurückfällt.
Bild antippen zum Vergrößern
Das neue Werkzeug: Agenten statt Insellösungen
Bisher tippten Mitarbeiter Befehle in einzelne Programme. Damit ist Schluss. Die neue Generation heißt KI-Agenten: vernetzte Systeme, die mitdenken und handeln.
- Sie steuern den Alltag: Warenbestand überwachen, selbstständig beim Lieferanten nachbestellen und Kundenservice unterstützen.
- Sie verringern das Risiko: Algorithmen berechnen den Bedarf von morgen. Das Ergebnis: volle Regale, schlankere Lager, weniger Lieferengpässe.
Drei Bremsklötze im Mittelstand
- Das Software-Chaos: Systeme sprechen nicht miteinander. Wenn der Einkauf nicht weiß, was der Vertrieb tut, bleibt die beste KI blind.
- Die Wissenslücke: Es fehlen Fachkräfte, die die neue Technik verstehen und lenken können.
- Das Gesetz: Der EU AI Act setzt rechtliche Grenzen. Wer hier patzt, zahlt teures Lehrgeld.
Was jetzt zu tun ist
Vergessen Sie lange Strategiepapiere. Als Geschäftsleitung müssen Sie jetzt zwei handfeste Aufgaben anpacken.
- Daten aufräumen: Mauern zwischen Abteilungen einreißen. KI braucht eine einzige, saubere Datenquelle vom Wareneingang bis zur Kasse.
- Mannschaft schulen: Nicht nur nach teuren Experten suchen. Eigene Mitarbeitende befähigen, die neuen Werkzeuge sicher zu bedienen.
KI ist kein Trend, der vorbeigeht. Sie ist die Dampfmaschine des 21. Jahrhunderts. Wer sie ignoriert, verliert. Wer sie beherrscht, sichert seinen Ertrag.
Podcast
Agentisches ERP: aus Daten werden bessere Entscheidungen.
Im Podcast geht es nicht um die Werkzeuge an sich, sondern um den Wert, den unsere Consulting-Leistungen ermöglichen: bessere Transparenz, frühere Engpass-Erkennung, tragfähigere Entscheidungen und mehr Verlässlichkeit für Ihre Kunden.
Beispiele für Werkzeuge
Exact Online, Power BI, App-Store-Erweiterungen, APIs, RAG-Wissensbasis und KI-Agenten — immer bezogen auf den Prozessnutzen, nicht als Selbstzweck.
Ein normales ERP verwaltet. Ein agentisches ERP denkt mit.
Es sieht Zahlen, erkennt Muster, merkt Engpässe bevor sie wehtun und schlägt Lösungen vor — oder handelt selbst.
Nicht nur Daten. Sondern Entscheidungen. Ein ERP mit Verstand.
Podcast direkt abspielen
SEO-Überblick Agentische KI lesen
Hier abspielbar; kein externer Zugang erforderlich.
Der Podcast zeigt, wie aus ERP-Daten konkrete Hinweise, bessere Entscheidungen und steuerbare Abläufe entstehen — für Ihr Unternehmen und für die Qualität, die Ihre Kunden erleben.
Hier abspielen
Datenbasis · Cloud ERP · KI-Agenten
Exact Online liefert die Datenbasis. PRODVIS macht sie arbeitsfähig.
Power BI · App Store · KI-Agenten
Mit Power BI entstehen Live-Dashboards für Finanzen, Lager, Einkauf, Verkauf und Produktion. Der Exact App Store erweitert das System um E-Commerce, Logistik, Zahlungen, Reporting, HR, Einkauf und Service.
Darauf setzt PRODVIS KI-Agenten auf: Belegverarbeitung, Mahnwesen, Einkaufsassistenz, Anomalie-Erkennung und Berichte auf Abruf — direkt auf Basis Ihrer Exact-Daten.
Grafik vergrößern ↗
Open larger ↗
KI-Reifegrad und Roadmap
KI-Reifegrad und Roadmap.
Agentische KI wird erst dann belastbar, wenn Strategie, Wertbeitrag, Organisation, Mitarbeitende, Governance, Engineering und Daten zusammen betrachtet werden.
04 · Einführung + PoC
Zurück zur Übersicht
Workflow-Beispiel
Cloud ERP Einführung: vom Kundenkontakt bis zum produktiven Betrieb.
Dieses Beispiel zeigt, wie PRODVIS eine Cloud-ERP-Einführung strukturiert: mit klaren Phasen, Entscheidungspunkten, Korrekturschleifen und einem bewussten Übergang in Optimierung und KI-Erweiterungen.
Start: Kundenkontakt
-
Phase 1 · Analyse & Scope
- Erstgespräch & Bedarfsanalyse
- IST-Prozessaufnahme
- Systemauswahl validieren
-
ERP-System geeignet?
Ja: Setup & Konfiguration starten Nein: alternative Systemempfehlung
-
Phase 2 · Setup & Konfiguration
- Mandanten-Setup & Stammdaten
- Datenmigration von Legacy nach Cloud
- Prozesse & Workflows konfigurieren
- Schnittstellen & Integrationen einrichten
-
Phase 3 · Test & Abnahme
- Integrations- & Funktionstests
- Key-User-Schulung
-
Abnahme durch Kunden?
Ja: Go-Live vorbereiten Nein: Anpassungen & Korrekturen
-
Phase 4 · Go-Live
- Cutover-Planung & Checklisten
- Sponsor/Geschäftsleitung entscheidet Go/No-Go und priorisiert Soforthilfe
- Go-Live & Soforthilfe (Hypercare)
-
Phase 5 · Betrieb & Optimierung
- Hypercare-Auswertung & Stabilisierung
- Kontinuierliche Optimierung
- KI-Erweiterungen mit Agents / RAG
Produktiver Betrieb
Sie möchten wissen, wie dieser Einführungsprozess in Ihrem Unternehmen aussehen würde?
Einführungsprozess durchsprechen
Vorgehen
Vier Phasen — vom Verstehen bis zum Skalieren.
Unser Vorgehen entkoppelt das Denken vom Klicken: Erst die Klarheit, dann das System.
-
Verstehen
Wir hören zu, analysieren Prozesse, Systeme, Datenflüsse und Ziele und identifizieren Engpässe.
-
Ordnen
Wir priorisieren Anforderungen, definieren ein realistisches Zielbild und schaffen eine umsetzbare Roadmap.
-
Umsetzen
Wir konfigurieren Exact Online, integrieren angrenzende Systeme, testen mit echten Daten und schulen die Teams.
-
Skalieren
Wir optimieren weiter, prüfen Automatisierungs- und KI-Potenziale und begleiten den nächsten Wachstumsschritt.
Zusammenarbeit
Wir setzen um. Und stabilisieren den Betrieb.
Dieser Teil des Einführungsbereichs beschreibt die operative Umsetzung: Konfiguration, Migration, Tests, Go-Live und Stabilisierung.
ERP-Einführung, Migration und Integration.
- Exact Online konfigurieren und produktiv setzen
- Stammdaten, Prozesse und Schnittstellen vorbereiten
- Tests, Go-live und Stabilisierung begleiten
Einführungsprinzip
Erst Prozesse klären. Dann ERP, Automatisierung und KI richtig einsetzen.
Vor der Konfiguration muss klar sein, welche Abläufe bleiben, welche vereinfacht werden und welche Entscheidungen künftig aus Daten entstehen sollen. So wird Einführung steuerbar statt reines Systemprojekt.
Warum das Geld spart
Weniger Nacharbeit. Weniger Scope Creep. Schnellere Entscheidungen.
Wenn Prozesse, Rollen und Datenlogik vorher geklärt sind, werden Migration, Tests, Schulung und Go-Live deutlich belastbarer. Genau hier beginnt der Nutzen eines PoC.
Proof of Concept
Erst beweisen, dann breit ausrollen.
Ein Proof of Concept ist bei PRODVIS keine unverbindliche Demo. Wir wählen einen echten Geschäftsprozess, bilden ihn bewusst begrenzt ab und prüfen mit realistischen Daten, ob Zielbild, Systemlogik, Schnittstellen und Arbeitsweise tragen.
Das Ergebnis ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage: weiter ausrollen, anpassen oder bewusst stoppen — bevor Budget, Zeit und interne Aufmerksamkeit in ein großes Vorhaben gebunden werden.
Proof statt Versprechen: Der PoC zeigt an einem einfachen Beispiel, ob der geplante Weg wirtschaftlich, organisatorisch und technisch trägt.
PoC besprechen- Wenn ein ERP-, Automatisierungs- oder KI-Vorhaben fachlich sinnvoll wirkt, aber Risiko und Aufwand noch unklar sind.
- Wenn Geschäftsleitung, Fachbereich und IT vor einer gemeinsamen Entscheidung stehen.
- Ein echter Prozess mit Rollen, Daten, Schnittstellen, Reporting und Akzeptanz im Arbeitsalltag.
- Ob das Zielbild technisch machbar, organisatorisch tragfähig und wirtschaftlich sinnvoll ist.
- Eine klare Empfehlung: ausrollen, nachschärfen oder stoppen.
- Eine realistische Roadmap mit Aufwand, Risiken, Quick Wins und nächster Ausbaustufe.
Risiko früher sehen
Machbarkeit, Datenqualität und Akzeptanz werden sichtbar, bevor das Gesamtbudget gebunden ist.
Investition begründen
Geschäftsleitung und Fachbereiche entscheiden auf Basis eines getesteten Prozesses statt auf Basis von Annahmen.
Geld sparen
Ungeeignete Ansätze werden rechtzeitig angepasst oder gestoppt, bevor sie zu teuren Großprojekten werden.
- Scope einen Prozess bewusst begrenzen
- Aufsetzen System, Daten und Rollen abbilden
- Testen mit Key Usern und realistischen Fällen prüfen
- Entscheiden Go, Anpassung oder Stopp begründen
Projektrisiken früh erkennen
Woran ERP- und KI-Projekte im Mittelstand oft scheitern.
Nicht die Software allein entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Entscheidend ist, ob Prozesse, Daten, Rollen, Sicherheit, Training und Akzeptanz vor der Umsetzung ausreichend geklärt sind. Deshalb verbindet PRODVIS Einführung, PoC und Change von Anfang an.
Unklare Daten
Migration wird teuer, wenn Stammdaten, Dubletten und Verantwortlichkeiten erst im Projekt sichtbar werden.
Zu großer Scope
Jede zusätzliche Anforderung verändert Tests, Schulung, Schnittstellen und Budget. Der PoC begrenzt das Risiko.
Zu wenig Akzeptanz
Wenn Key User und Geschäftsleitung nicht früh eingebunden sind, entsteht ein System ohne gelebte Steuerung.
05 · Change + Go-Live
Zurück zur Übersicht
Was sich verändert
Fünf Ergebnisse, die in jedem Projekt entstehen.
Unabhängig davon, ob ein ERP neu eingeführt, abgelöst oder weiterentwickelt wird — diese Resultate stehen für PRODVIS-Projekte.
Mehr Transparenz
Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten werden nachvollziehbar — vom Wareneingang bis zur Auswertung.
Weniger Reibung
Wiederkehrende Abläufe werden standardisiert und schrittweise automatisiert. Medienbrüche verschwinden.
Schnellere Entscheidungen
Informationen stehen dort bereit, wo sie gebraucht werden — in Echtzeit, im Browser, auf dem Tablet.
Skalierbare Systeme
Neue Nutzer, Mandanten und Standorte lassen sich leichter anbinden. Wachstum wird zur Konfiguration, nicht zum Projekt.
Sichere Cloud-Basis
Datenschutz, Rechtekonzepte und Betrieb werden von Anfang an mitgedacht — DSGVO-konform und nachvollziehbar.
Kurzes Chaos. Langer Nutzen.
Jede ERP-Einführung bringt ein paar Wochen Unruhe. Daten stimmen nicht. Abläufe hängen. Umsatz- und Kostenzahlen schwanken oder ergeben vorübergehend keinen Sinn. Die Kommunikation stockt.
Das ist kein Fehler. Das ist der Prozess.
Das Projektteam braucht jetzt eines: Ruhe. Keine täglichen Krisengespräche. Kein Druck bei jeder Verzögerung. Die Leute lösen gerade hundert Probleme gleichzeitig. Jede Unterbrechung kostet Zeit.
Ihre Aufgabe: Schirm halten. Nach oben erklären, nach unten beruhigen.
Ein ERP-System bleibt fünfzehn Jahre. Die Chaos-Phase dauert vier bis acht Wochen. Das ist der Deal.
actively manage change
ERP and AI change work. That is why we guide the change as well.
Cloud ERP, AI agents, new regulation, skills shortages and market pressure affect processes, roles and responsibility directly. Success comes when leadership, business teams and employees shape the change early together.
Bring people, processes and leadership together.
- Involve employees early instead of training them only shortly before go-live
- Run stakeholder dialogue with leadership, project leads, business teams, key users and works council
- Create psychological safety: discuss questions, mistakes and concerns openly
- Keep the executive sponsor active: decide, protect priorities and explain the reason
- Anchor change in real process problems and improve continuously
Fokusthemen
Woran Geschäftsleitungen den Nutzen früh erkennen.
06 · Über uns + Beratungsteam
Zurück zur Übersicht
Warum PRODVIS?
Weil Sie nicht noch ein Tool brauchen, sondern mehr Kontrolle über Zahlen, Abläufe und Entscheidungen.
Leistungen
Vier Kompetenzfelder. Ein Team.
Beratung, Implementierung, Veränderung und Weiterentwicklung — abgestimmt auf den Reifegrad Ihres Unternehmens.
Cloud ERP Beratung
Sie erkennen, welches ERP-Setup Ihre Zahlen, Bestände und Abläufe wirklich steuerbarer macht — ohne unnötige Systemkomplexität.
Strategie & AuswahlExact Online Implementierung
Ihr Team arbeitet mit einem System, das Buchhaltung, Warenwirtschaft, Prozesse und Auswertungen nachvollziehbarer verbindet.
ImplementierungProzessoptimierung
Weniger Rückfragen, weniger manuelle Übergaben und weniger Excel-Schattenprozesse — weil Rollen, Daten und Abläufe klarer werden.
Prozesse & AnforderungenKI und Automatisierung
KI-Agenten übernehmen nicht die Verantwortung. Sie entlasten dort, wo Daten stimmen, Regeln klar sind und Routinen heute zu viel Zeit kosten.
Automatisierung & KI
Beratungsteam
Beratung aus ERP-Erfahrung — nicht aus Folien.
Wir bringen Struktur in komplexe Abläufe. Gemeinsam mit Ihrem Team machen wir Prozesse, Datenflüsse und Engpässe sichtbar. Daraus entsteht die Grundlage für eine Cloud-ERP-Einführung mit Exact Online und für KI-Anwendungen, die im Tagesgeschäft wirklich entlasten.
Projektarbeit in Abstimmung vor Ort und/oder remote per Video Call.
Klare Prozesslandkarte als Basis für ERP-Einführung, Migration, Change und KI-Nutzung.
Branchen
Wir wissen, wo operative Prozesse zählen.
Großhandel
Multi-Warehouse, Mehrwährung, Streckengeschäft, EDI — strukturiert in einem Cloud-ERP.
Produktion
Stücklisten, Auftragsfertigung und Rückmeldungen als digitale Prozesskette.
Pharma & Medtech
Chargenführung, Seriennummern, Rückverfolgbarkeit und Audit-Anforderungen — passgenau abgebildet.
Dienstleistung
Projekte, Zeiten, Margen und Rechnungsstellung in einem Werkzeug — von Angebot bis Auswertung.
Steuerberatung & Buchhaltung
Cloud-Buchhaltung, Mandantenfähigkeit und Schnittstellen zu DATEV und Bankkonten.
Zusammenarbeit
Wir setzen um. Und wir befähigen Ihr Team.
PRODVIS verbindet praktische ERP-Umsetzung mit der Befähigung Ihrer Organisation. Das Ziel ist nicht nur ein neues System, sondern ein Team, das Prozesse, Daten und KI im Alltag sicher steuern kann.
ERP, Migration, Integration und Go-Live aus einer Hand.
- Exact Online konfigurieren und produktiv setzen
- Daten, Prozesse und Schnittstellen vorbereiten
- Tests, Go-Live und Stabilisierung begleiten
Key User, Geschäftsleitung und Teams werden handlungsfähig.
- Workshops für Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
- Change-Kommunikation für Akzeptanz im Alltag
- KI-Kompetenz aufbauen, ohne Teams zu überfordern
07 · PRODVIS Magazine
Zurück zur Übersicht
PRODVIS Magazine
Knowledge and specialist media
PRODVIS Magazine contains original PRODVIS publications and articles published in specialist media. Topics such as Exact Online, AI or change can be found via search.
Issue
2026
To PRODVIS Magazine
Start by search intent
Four topic paths for mid-market leadership teams
If you are not looking for a specific article yet, start here with the key paths into ERP, Exact Online, AI agents and healthy ERP projects.
AI agents as customization
Why differentiation happens at the edge of a clean ERP core.
Cloud ERP in the mid-market
Implementation, pitfalls and decision questions.
Exact Online for trade and industry
Cloud ERP, process fit, data and implementation.
AI agents and ERP processes
Why agents need leadership, data quality and clear boundaries.
Leading healthy ERP projects
Five signs that show whether ERP projects are working.
Typical concerns
What leadership teams rightly ask before Exact Online, data migration and AI.
An ERP project must not paralyse daily business. That is why we clarify workload, project size, duration, data migration and the AI entry point early.
“Will this become a large ERP project?”
Not automatically. We start with a clear slice: bottleneck, data situation, priority. Only then do you decide scope and sequence.
“How much work will this create for our team?”
As little as possible, as much as necessary. Specialists provide knowledge, not extra bureaucracy. Workshops are short and well prepared.
“How long does the first step take?”
The process check takes 60 minutes. After that you know whether a small PoC, a data check or implementation preparation is the right next step.
“What about data migration?”
Data migration is reviewed early. Master data, open documents, duplicates and ownership are critical. What is not clean is not moved blindly.
“Where does AI make sense first?”
In recurring workflows with clear data: documents, reporting, master data, queries, exceptions. Not as a showpiece, but as relief.
If one of these points applies to you right now, the PRODVIS process check is the smallest sensible starting point.
Prozess-Check anfragen