Jetzt müssen Aufträge, Wareneingänge und Lagerabgänge nicht mehr gefaxt werden
Exact übernimmt den kaufmännischen Prozess von Auftrag bis offene Posten. Die IffMedic GmbH hat die Auftragsabwicklung zurück ins eigene Haus geholt und ihr externes Versandlager elektronisch angebunden.
Die IffMedic GmbH ist seit über 15 Jahren Vertriebs- und Marketingpartner für international agierende Hersteller im Bereich der In-vitro-Diagnostika. Der Firmensitz liegt in Schleswig-Holstein, die Mitarbeiter arbeiten dezentral. Das Versandlager steht in Nordrhein-Westfalen. Dort wird die Ware gelagert und an die Kunden versendet.
Die Auftragsabwicklung lag früher außer Haus. IffMedic wollte sie zurück ins eigene Unternehmen holen. Dafür integrierte Productive Vision das ERP-System Exact und richtete eine Schnittstelle zwischen IffMedic und dem externen Versandlager ein. Seit 2021 arbeitet IffMedic mit Exact für Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung.
Die Herausforderungen
Das Geschäft mit In-vitro-Diagnostika verlangt Genauigkeit. Drei Punkte waren besonders wichtig:
- Angabe spezifischer Chargennummern und deren Rückverfolgbarkeit
- Hinterlegung individueller Preiskonditionen und Lieferadressen
- Versand von Kühlware
Die Lösung: Auftrag rein, Daten weiter
Mit Exact ließen sich die Anforderungen an die Auftragsabwicklung und die Anbindung an das Versandlager lösen. Die Auftragseingabe erfolgt digital. Per Knopfdruck geht der Auftrag automatisch an das externe Versandlager. Dort wird die Ware versandfertig gemacht und ausgeliefert.
Über Exact bekommt IffMedic die Rückmeldung zur Auslieferung und kann zeitnah fakturieren. Auch offene Posten und Zahlungseingänge lassen sich über Exact ermitteln.
Die Lagerführung bleibt beim Versandlager. Bestände, Wareneingangskontrollen und Quarantäne werden dort behandelt. Exact bildet bei IffMedic den kaufmännischen Prozess ab: Auftrag, Rechnung, offene Posten.
Das Ergebnis
- Arbeitserleichterung: Der Alltag läuft ruhiger.
- Zeitersparnis: Auftrag und Versand greifen enger ineinander.
- Alles digital: keine Telefonate, keine Faxe mehr.
- Weniger Fehlerquellen: und dadurch eine drastische Senkung der Reklamationen.
Eine Voraussetzung bleibt: Stammdaten müssen sauber gepflegt sein. Nur dann arbeitet eine Schnittstelle zuverlässig.
Warum das zählt
Kein Großprojekt. Praktische ERP-Arbeit an der Stelle, wo Mittelständler jeden Tag Zeit verlieren: zwischen Auftrag, Versandlager und Rechnung.
Firmensitz, dezentrale Mitarbeiter und Versandlager sitzen nicht am selben Ort. Aufträge und Rechnungen laufen digital, das Versandlager ist elektronisch angebunden. So entsteht kein neues Großsystem. Sondern ein Ablauf, der im Alltag trägt.
Reden Auftrag, Versandlager und Rechnung schon miteinander?
Wenn Auftragsbearbeitung, Versandlager und Fakturierung noch über Fax, Tabellen oder Nacharbeiten verbunden sind, lohnt sich ein Blick auf den Datenfluss. PRODVIS prüft mit Ihnen, welche Schnittstelle wirklich gebraucht wird und wie sich der Prozess in Exact und angrenzenden Systemen sauber abbilden lässt.