250 Kilometer Distanz und ein Faxgerät: Wie Klett Handel das dezentrale Chaos besiegte

Die Idee war gut, die Logistik ein Albtraum. Die Geschäftsleitung von Klett Handel hatte eine glänzende Idee: Wenn ihre Fahrer ohnehin täglich Arztpraxen für medizinische Proben ansteuern, warum nicht gleich den Praxisbedarf mitliefern? Die Ärzte wollten es. Klett lieferte. Doch im Hintergrund knirschte es gewaltig.

Die Hürde: ein zerrissenes Unternehmen

Die Verwaltung sitzt in Hohenlohe/Nord-Württemberg, das Lager 250 Kilometer weiter südlich in Süd-Baden. Dazwischen: fliegende Zettel, manuelle Abgleiche und die ständige Sorge um eine GoBD-sichere Abwicklung. Wer hier mit Excel-Tabellen hantiert, verliert. Die Geschäftsführung brauchte eine Software, die dezentral funktioniert — ohne Server-Infrastruktur und ohne eigene IT-Abteilung.

Unsere Tat: Cloud statt Papierkrieg

Wir von PRODVIS haben zugehört und die Handbremse gelöst. Keine teuren Server, sondern der direkte Weg in die Cloud — mit Exact Online Handel.

Wir haben das System scharf geschaltet:

• Der Ablauf heute: Der Fahrer bringt das Bestellformular. Ein Klick in der Verwaltung genügt — Lieferschein und Rechnung entstehen vollautomatisch und landen digital im Lager in Süd-Baden.
• Das Ergebnis: Sekunden später weiß das Lager, was zu tun ist. Am Folgetag ist die Ware beim Arzt.

Routine schlägt Chaos

Heute verarbeitet Klett Handel rund 30 Bestellungen am Tag und jongliert mit über 11.000 Artikeln — fehlerfrei, sicher gehostet in Deutschland und GoBD-konform. Nächster Schritt: die direkte DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater, um den Export-Aufwand komplett zu beenden.

Exact Online Handel erleichtert unsere Arbeit enorm. PRODVIS hat uns den Rücken freigehalten, damit wir wachsen können. — Geschäftsführung, Klett Handels GmbH

Wenn Verwaltung und Lager an verschiedenen Orten arbeiten, darf der Prozess nicht an Papier hängen. Sprechen wir darüber, wie Cloud ERP Ihren Ablauf entlastet.

This success story is published in German. Short summary:

Klett Handels GmbH delivers practice and consulting-room supplies to doctors. Administration sits in Hohenlohe (northern Württemberg), the warehouse 250 km away in southern Baden — a decentralised setup that drowned in paper, manual reconciliation and GoBD-audit worry.

PRODVIS moved the company straight to the cloud with Exact Online Handel — no servers, no in-house IT. Today a single click at the administration creates the delivery note and invoice automatically; seconds later the warehouse in southern Baden knows what to pick, and the goods reach the doctor the next day.

The result: around 30 orders a day, more than 11,000 items, error-free, hosted in Germany and GoBD-compliant. Next step: a direct DATEV link to the tax advisor.

Exact Online Handel makes our work far easier. PRODVIS kept our back free so we can grow. — Management, Klett Handels GmbH

When administration and warehouse sit in different places, the process must not depend on paper. Let's talk about how cloud ERP can lighten your workflow.